Las herramientas Preparar y
Publicar te permiten elaborar los
documentos de cara a ese uso. Además de guardar el documento o enviarlo por
correo electrónico, que es lo que se suele hacer habitualmente, ahora puedes
mantener un sitio en la intranet o Internet, para alojar documentos de Office
relacionados con un proyecto en los que trabajan varias personas, realizar
correcciones y mantener un control de
las mismas. Otra opción de esta herramienta es que, una vez configurada, te da
la posibilidad de introducir entradas en tu blog directamente sin necesidad de una herramienta
de edición, ni siquiera tener que acceder a él.
Lógicamente, antes de enviar un
documento para compartir hay que tener en cuenta una serie de cosas. Para
ayudarte a controlar esto, está la herramienta Preparar. Si pulsas sobre ella
verás que existen varias opciones que te facilitan la publicación y que añaden
seguridad a la misma.
Propiedades nos permite rellenar
las propiedades del documento (Nombre, Título, etc.), lo cual no tiene ningún
secreto pero incluye un campo que puede llegar a ser de utilidad. Se trata de
Palabras clave. Imagina cómo localizar documentos cuando el sitio compartido de
la red tenga cientos de ellos. Este campo te será de gran utilidad para
localizar y ordenar por temas. Inspeccionar documento se encarga de localizar
comentarios, revisiones, versiones, texto oculto, encabezados, pies de página,
datos XML y los campos de Propiedades que estén rellenos. Si recibes un
documento y quieres hacer una «revisión» interna del mismo, este es el método
más fácil.
Cifrar documento te permite
ponerle una clave que aumente la seguridad del documento. En la Red no debes
fiarte de nada, aunque esté alojado el fichero en un lugar bien protegido, este
sistema te ayudará a que nadie autorizado acceda a él. Añadir
una firma digital garantiza la autenticidad del documento. Puedes obtener una
fima digital válida para tu equipo (lo cual no sirve para gran cosa) o
conseguir una firma digital de Microsoft, con la que los demás usuarios podrán
confirmar la veracidad del documento.
Marcar como final: si utilizas
esta herramienta, el documento se convierte en solo lectura y se bloquea
cualquier herramienta con la que se puedan realizar modificaciones. La casilla
de estado aparece como Final. Se puede desbloquear el documento y luego
volverlo a marcar como Final.
Ejecutar el comprobador de
compatibilidad: comprueba la compatibilidad del documento con las diferentes
versiones de Word.Una vez tenidas en cuenta las
opciones adecuadas para el grupo de trabajo o el destino en Internet, usa la
opción Publicar, que cuenta con tres opciones:
1. Blog: genera una nueva ventana con el formato texto
y la entrada lista para que rellenes el título. Una vez lo has rellenado, basta
con pulsar en el botón Publicar. Cuando hagas esto por primera vez, deberás
configurar el acceso a tu blog. No valen todos los blog, así que antes de
crearlo, mira la lista de compatibles.
2. Servicio de administración documental: utiliza la
Red para compartir el documento. Al usar esta opción, nuestro documento es
guardado en el servidor desde el que se comparte. Por supuesto es necesario
tener el acceso al mismo ya configurado.
3. Crear área de trabajo de
documento. Esta herramienta es la ideal para equipos de trabajo. Se puede
utilizar con una URL local o de Internet, pero en cualquier caso este espacio
debe estar ya creado previamente.
Puedes usar cualquier otro
sistema de publicación en la red, escribir directamente en tu blog, o copiar
uno a uno los documentos en una unidad compartida de red. Sin embargo trabajar
con estas herramientas te aportará orden y control, ya que siempre tendrás
copia de los ficheros y tendrás todo el control sobre sus propiedades y
manipulación. (pc actual, s.f.)
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